VRAGEN EN ANTWOORDEN Jaarcongres Salaris 2017 via BUZZMASTER

Vragen en antwoorden Dik van Leeuwerden

Moet premie paww volledig voor werknemer zijn?
Ja

Kun je de informatieplicht ook onderbrengen in de arbeidsovereenkomst?
Ja

Paspoort insturen voor Visum; hoe hier mee om te gaan?
Is toegestaan, maar goed beveiligen

Mag je een ID bewijs vragen van een zzper, en een kopie bewaren? Zo ja, op welke grondslag is dat dan?
Nee, dat mag niet. Sinds het vervallen van de VAR is daar op grond van belastingwetgeving geen grondslag meer voor. Het kan wel zo zijn dat specifieke regelgeving voor uw branche het wel rechtvaardigt.

Als een werkgever geen cao volgt en wil zich wel aansluiten bij de PAWW dient hij zich dan bij een cao aan te sluiten en dus ook de andere regels van de cao moet gaan volgen?
Nee hoor. Het is mogelijk alleen voor de reparatie WW bij PAWW aan te sluiten

Moeten wij alle crediteuren aanschrijven ivm het bewaren van hun facturen?
Niet geheel duidelijk. Staan er persoonsgegevens op?

Waarom kiest men voor omslagfinanciering in deze constructie? Op deze wijze betalen heel veel mensen mee terwijl ze er zelf nooit recht op kunnen krijgen (denk aan bijv oude VUT regelingen)
Ik neem aan dat u doelt op de PAWW. Keuzes zijn niet tot in detail gemotiveerd. Ik vermoed om de premie zo laag mogelijk te houden.

Moet je een verwerkersovereenkomst hebben voor de loonbelasting aangifte?
Meer specifiek voor het voeren van uw salarisadministratie

Mag de werkgever foto's van je facebook halen voor zijn eigen site.
Nee.

Mag je uberhaupt nog een smoelenboek gebruiken intern?
Ja hoor. U kunt verdedigen dat u een gerechtvaardigd belang heeft. Maar als een medewerker er niet in wil dan is dat zo.

Is er een tool beschikbaar via t web om de bescherming persoonsgegevens voor de organisatie in beeld te brengen?
Ja, zie de website voor de tool:
Zie https://www.adp.nl/kennis/publicaties/gdpr-avg-gegevensbescherming/.
Tip: afdeling HR schrijft adres zieke medewerker op het kaartje dat door collega’s wordt verstuurd. Kan de zieke nog steeds vragen hoe de collega’s aan het adres komen.

Is het opvragen van een verklaring goed gedrag geoorloofd binnen de nieuwe wetgeving?
Ja hoor, als u een gerechtvaardigd belang heeft of u bent wettelijk verplicht zoals in de kinderopvang. Maar dus niet zo maar zonder verdere motivering voor iedereen

Een collega vraagt mij het telefoonnummer van een zieke collega om even belangstelling te tonen. Mag ik dit geven?
Ik zou er voorzichtig mee omgaan

Verlenging Ww Kan die verzekering niet collectief worden afgesloten?
Niet duidelijk wat u bedoelt met deze vraag. Aansluiting bij de PAWW is al collectief.

Als ADP salaris systeem it gehacked wordt, wie is er dan verantwoordelijk?
ADP heeft dan de plicht en zal u ook informeren, maar u moet melden bij de AP

Hoe kun je toestemming van je medewerker krijgen om kopie identiteitsbewijs te bewaren?
Heb je niet nodig want de belastingwetgeving verplicht je het te hebben. Maar je mag het dan alleen voor dat doel gebruiken

Bij indiensttreding verzoeken wij om een kopie bankpas vanwege interne controles. Mag dit?
Welk gerechtvaardigd belang heeft u? I.v.m. de WAS is het wel verstandig de medewerker te laten verklaren dat de rekening (mede) op zijn/haar naam staat.

Mogen loonbeslagen in het digitale personeelsdossier opgeslagen?
Ja, maar als het loonbeslag is afgewikkeld is er geen grondslag meer

Als je voor bedrijfsauto’s 300 eindheffing hebt betaald moet de auto dan wel op bedrijfsterrein blijven staan. Zo niet mag een medewerker er dan ook een privérit mee maken of mee op vakantie gaan?
De auto hoeft niet op het terrein te staan. Een enkele privé rit is toegestaan. Je betaalt juist de € 300 om het (weinige) privé gebruik af te kopen. Mee op vakantie gaat waarschijnlijk te ver omdat de auto dan niet meer doorlopend wisselend gebruikt wordt.

Is een beslissing WAO Wia niet voldoende voor LKV arbeidsgehandicapte werknemer?
Nee, de WTL schrijft een doelgroepverklaring voor.

Kun je ook nu al de doelgroepverklaring aanvragen of pas vanaf 1-1-18?
Kan nu al.

LIV wordt bepaald op basis van gemiddeld fiscaal uurloon. Als een werknemer met minimumloon in dienst komt en hij krijgt pas in mei zijn vakantiegeld, dan haalt hij het minimum uurloon om in aanmerking te komen voor LIV niet?!
Dat klopt als er verder geen andere beloningen zijn. Bij in dienst in de loop van het jaar is ook de 1248 uur grens nog van belang. Deze is niet naar rato.

Lkv. Waarom aanvragen? Belastingdienst en UWV weten toch
Klopt, zou het een stuk gemakkelijker maken.

Hoeveel verloonde uren moeten er meegenomen worden als een werknemer ouderschapsverlof heeft 10 procent?
Onbetaalde ouderschapsverlof-uren zijn geen verloonde uren en tellen dus niet mee.

Lage sectorpremie ook voor nuluren contract van 1 jaar in horeca?
Nee, zie Handboek Belastingdienst paragraaf 5.3

U sluit een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor ten minste een jaar of voor onbepaalde tijd met uw werknemer. In de arbeidsovereenkomst moet u het aantal arbeidsuren eenduidig vastleggen. Aan die voorwaarde voldoet u niet bij een oproepcontract waarin u het aantal uren niet vastlegt, of bij een nulurencontract. U mag dan dus niet het lage percentage toepassen.

 

Vragen en antwoorden Frédérique Hoppers

Zoals gezegd, het is nog geen wetgeving. Ondernemer kijkt vooruit en niet achteruit. Kun je niet nu al vooruit lopen op de wetgeving?
Mbt vooruitlopen op wetgeving: in onderhandelingen over een vaststellingsovereenkomst misschien iets lager insteken dan gebruikelijk. Of juist op het huidige niveau van de wettelijke transitievergoeding, maar dan het voorstel meer kracht bijzetten door op te merken dat op termijn die vergoeding behoorlijk lager voor de werknemer gaat uitpakken. Ook qua dossiervorming kan je al anticiperen op wetgeving. Dus niet beperken tot die ene ontslaggrond, maar als er bredere problematiek is (zoals bijvoorbeeld zowel disfunctioneren als een vertrouwensissue) juist die bredere problematiek schetsen. Straks kan immers juist die combinatie van redenen een ontslaggrond opleveren.

Kun je tip met ziekte in een vaststellingsovereenkomst nog eens herhalen?
Mbt tip in de vaststellingsovereenkomst van langdurig zieke werknemer (>2 jaar): in de considerans niet verwijzen naar (bijvoorbeeld) een verschil van inzicht, maar juist naar de arbeidsongeschiktheid die inmiddels langer dan twee jaar voortduurt zonder uitzicht op herplaatsing in een passende functie binnen afzienbare termijn.

Indien een jaarcontract niet verlengd wordt, heeft de werknemer recht op 1/3 transitievergoeding?
Dit klopt, voor zover initiatief voor niet-verlenging bij werkgever ligt.

Is de seniorenregeling geen leeftijdsdiscriminatie? Zoals indertijd de leeftijdsdagen?
Het zou in theorie leeftijdsdiscriminatie kunnen zijn, maar deze regeling valt wellicht objectief te rechtvaardigen zijn (oa met oog op bevorderen duurzame inzetbaarheid werknemer).

 

Vragen en antwoorden Peter Hoogstraten

Hoe om te gaan met een poolauto beschikbaar voor alle medewerkers.
Het is heel lastig om daar in algemene zin een concreet antwoord op te geven. Als de werkgever het toestaat dat de poolauto ook voor privédoeleinden wordt gebruikt is het autokostenforfait van toepassing. Uiteraard naar tijdsgelang als werknemers de auto een gedeelte van een week/maand/jaar ter beschikking hebben. Maar het zou ook kunnen zijn dat de auto niet voor privédoeleinden gebruikt mag worden, de auto niet mee naar huis genomen mag worden en bij de werkgever blijft na het gebruik voor het werk. In dit geeft de werkgever de auto alleen aan de werknemer mee voor zakelijke ritten. Dan lijkt de auto niet ter beschikking gesteld (mede voor privédoeleinden) en dan is het autokostenforfait niet van toepassing.

Vaste telefonie thuiskantoor ook vrijgesteld.
Als de werkgever dit noodzakelijk vindt en de kosten ervan betaalt, is een vergoeding, verstrekking of het ter beschikking stellen van vaste telefonie gericht vrijgesteld. Het valt onder de gerichte vrijstelling voor noodzakelijke gereedschappen en dergelijk.

Stoelmassages op de werkplek is onder voorwaarden vrijgesteld. Moet in werktijd en opgenomen in Arbobeleid.
De wettelijke bepaling zegt hierover dat de voorziening op nihil gewaardeerd wordt (dus onbelast is) als het niet gebruikelijk is deze elders te gebruiken of verbruiken. Persoonlijk vind ik dat als de werkgever dit aanbiedt zoals omschreven, in dat specifieke geval sprake is van toepassing van de nihilwaardering. In het specifieke geval kan de werknemer de stoelmassage alleen maar krijgen op de werkplek. Maar ik weet ook dat wel eens discussie met de Belastingdienst plaatsvindt, waarbij deze het standpunt inneemt dat de stoelmassage in objectieve zin ook elders gebruikt of verbruikt kan worden waardoor de nihilwaardering niet van toepassing is.

Mag je een bsn wel vragen?! En bij toestemming van zzp’er invoeren in systemen?!
Als een zzp’er expliciet toestemming geeft dat een opdrachtgever zijn BSN mag opnemen in de administratie, lijkt mij geen sprake van een probleem. Maar zonder die toestemming bestaat geen wettelijke voorwaarde om het BSN van de zzp’er te vragen en in de administratie vast te leggen. Sterker nog, de Autoriteit Persoonsgegevens is van mening dat dit niet mag.

Wie bepaalt voor nieuwe DBA wat reguliere bedrijfsactiviteiten zijn?
De wettelijke vervanging van de Wet DBA is nog niet in wetgeving vastgelegd. Er is ook nog geen wetsvoorstel. Daarmee kan ik de vraag niet concreet beantwoorden. Ik denk dat de wetgever dit nog nader gaat omschrijven in wet- of regelgeving. Die gaat waarschijnlijk pas in per 2020. Toch twee voorbeelden hoe het zou kunnen gaan uitwerken. De schoonmaker die gaat werken voor een schoonmaakbedrijf verricht reguliere bedrijfsactiviteiten. Maar de schoonmaker die een kantoor van enkele advocaten schoonmaakt verricht geen reguliere bedrijfsactiviteiten.

Wkr cafetaria: Wij ruilen uit voor woon-werk, vakbond, fiets, pc en sportcontributie. Mogen we daar nog iets aan toevoegen bijv. uitruil voor mobiel? Dus niet geven maar laten uitruilen.
Bij cafetaria zet je meestal een deel van het brutoloon in voor de doelen die je in dit voorbeeld omschrijft of voor andere doelen. Als die doelen niet specifiek zijn vrijgesteld, moet je die doelen aanwijzen als eindheffingsbestanddeel. Die gaan in dat geval dus ten laste van de vrije ruimte. Je kunt daaraan toevoegen wat je wilt, tenzij de gebruikelijkheidstoets daaraan in de weg staat. Je mag ook een mobiele telefoon aan je cafetariasysteem toevoegen. Maar let wel op, in dat geval geldt de gerichte vrijstelling voor noodzakelijke gereedschappen en dergelijke niet meer omdat je de mobiele telefoon aanbiedt via cafetaria.

Wet dba, geldt dit ook voor een buitenlands ingezetene?
De Wet DBA houdt in dat de opdrachtgever moet beoordelen of iemand die voor hem werkt wel of geen werknemer voor de loonheffingen is. Die werkende persoon kan dus ook een in het buitenland wonend persoon zijn.

Wij hebben massage in bedrijf in de vrij ruimte gedaan kunnen wij dat met TWK eruit halen.
Als je een fout hebt gemaakt in de loonaangifte, moet je dit corrigeren via een correctiebericht. Dat geldt ook voor verstreken jaren (tot 5 jaar terug). In dit geval is het de vraag of je de vrije ruimte hebt overschreden en 80% eindheffing hebt betaald. Alleen in dat geval zou je mogelijk een stukje eindheffing kunnen terugvorderen met een correctiebericht.

WkrFitness abonnementen, zijn die vrijgesteld?
Ik ga ervan uit dat zo’n fitnessabonnement is gesloten met een aanbieder die niet op de werkplek de fitness verzorgt. In dat geval geldt geen nihilwaardering of specifieke vrijstelling voor het fitnessabonnement. Je kunt als werkgever wel ervoor kiezen het fitnessabonnement aan te wijzen als eindheffingsloon. Hierdoor gaat de waarde van het abonnement ten laste van de vrije ruimte.

Is er een mogelijkheid een bedrijfsweekend buiten de WKR te houden, of een gedeelte ervan?
Uit de vraag blijkt niet duidelijk of sprake is van werk of dat sprake is van een personeelsuitje. Het onderscheid tussen beide is sterk feitelijk. Een personeelsuitje is loon en als een werkgever dat onbelast wil verstrekken, moet deze het aanwijzen als eindheffingsbestanddeel.

Hoe zit het met aangenomen werk. De bv heeft geen werknemers maar leent in. Of flexwerkers en zzpers.
Deze vraag is niet zo duidelijk. Als een opdrachtgever geen werknemers heeft maar deze inleent, bijvoorbeeld uitzendkrachten, dan zijn dat in het algemeen niet eigen werknemers maar werknemers van het uitzendbureau. Let in dit geval wel op de inlenersaansprakelijkheid. Bij het rechtstreeks inlenen van zzp’ers moet een opdrachtgever wel beoordelen of deze zzp’ers al dan niet werknemer zijn.

Kan je nog steeds de modelovereenkomsten (wet DBA) blijven gebruiken?
Ja, je kunt nog steeds modelovereenkomsten blijven gebruiken waarbij de Belastingdienst van mening is dat sprake is van werken buiten dienstbetrekking. Dan heb je de zekerheid dat als je blijft werken volgens die overeenkomst, geen sprake is van een dienstbetrekking. Voorlopig (tot 2020) zal de vervanging van de Wet DBA nog niet zijn geregeld.

Kun je ook nu al de doelgroepverklaringen voor 2018 aanvragen of kan dat pas na 1-1-18?!
Een werknemer moet zelf de doelgroepverklaring aanvragen bij UWV of Gemeente. Een doelgroepverklaring wordt alleen afgegeven, wanneer deze binnen drie maanden na aanvang van de dienstbetrekking wordt aangevraagd.

Mag je een lease fiets verstrekken in de wkr en daar bovenop 0,19 belastingvrij vergoeden?
Dat hangt ervan af of de werknemer dit doet uit privé-overwegingen of uit zakelijke overwegingen. Zie in dit verband het voorbeeld in het Handboek Loonheffingen, uitgave 1 oktober 2017 op blz. 255 (voorbeeld 2).

Hoe vaak moet je een vaste kostenonderzoek doen (om de hoeveel jaar).
Hiervoor is geen wettelijk vastgestelde termijn. Als de kosten(vergoedingen) van jaar tot jaar niet erg verschillen, zou ik zeggen dat een keer per vijf jaar zeker voldoende is. Kortere periodes zijn ook mogelijk bij sterk wisselende vergoedingen of groepen van werknemers. Ook komt het voor dat een onderzoek langer dan 5 jaar van toepassing kan zijn. Het is in zoverre maatwerk.

Hoe werkt de steekproef bij nieuwe werknemers met een nieuwe functie.
Het hangt ervan af of die nieuwe werknemer vergelijkbaar werk verricht en bijvoorbeeld in dezelfde functiecategorie is ingedeeld als andere werknemers. Als voor die andere werknemers al een steekproef is gehouden, is dit voor een nieuwe werknemer niet meer nodig. Als de vergoeding voor een nieuwe werknemer (sterk) afwijkt, moet wel direct onderzoek worden verricht naar de werkelijke kosten.

Loonnorm 30% regeling 2018.
De nieuwe cijfers voor 2018 zijn voor een deel nog niet bekend. Dit wordt meestal eind december bekend gemaakt voor het volgende kalenderjaar. Houd de Nieuwsbrief Loonheffingen en het Handboek Loonheffingen in de gaten.

De medewerker heeft een motor van de zaak maar komt toch twee dagen in de week met de zijn privéauto. Mogen wij hem hiervoor dan 19 cent per kilometer belastingvrij vergoeden?
Uw werknemer gebruikt die twee dagen een eigen vervoermiddel voor reizen voor het werk. U mag uw werknemer voor deze reizen een onbelaste vergoeding betalen van maximaal € 0,19 per kilometer. Dit is een gerichte vrijstelling.

30% regeling OSV telt toch niet voor de salarisnorm? En je mag het % toch verlagen?
Ik weet niet wat bedoeld wordt met OSV. Als de vraag iets duidelijker gesteld kan worden geef ik alsnog antwoord.

 

Vragen en antwoorden Marjol Nikkels

Loondoorbetaling kleine bedrijven: gaat het aantal werknemers (25) gelden per inhoudingsplichtige of per concern (totaal 250 werknemers)?
Dit is nog niet aangegeven, maar vermoedelijk zal het gaan om de loonsomgrens. Dus 25 maal de landelijk gemiddelde loonsom per werknemer.

Is het deskundigenoordeel bij eerstejaars evaluatie niet meer noodzakelijk als alle activiteiten uit het plan van aanpak zijn uitgevoerd?
In essentie is het deskundigenoordeel nu al niet noodzakelijk indien je re-integratie op koers ligt. Bij de veranderingen dat je geen loonsanctie meer krijgt als je WGA-eigen risicodrager bent, dan zullen zeker de DO-aanvragen minder gaan worden.
Straks mag je als je wel bij UWV zit, kiezen voor een tussentijdse check op je plan van aanpak. Is UWV het daarmee eens en houd je als organisatie je aan de genoemde afspraken dan kun je ook als je voor de WGA bij het publieke bestel (UWV) zit geen loonsanctie krijgen

Wanneer zijn de wijzigingen van de transitievergoeding van toepassing?
Dit is niet bekend. Vermoedelijk niet voor 1 januari 2019. Het hele wetgevingsproces moet nog in gang worden gezet met accordering door de Tweede Kamer en de Eerste Kamer.

Geldt de wijziging van de WGA 35-99% ook voor oude WAO gevallen?!
Nee, dit is niet van toepassing voor de oude WAO-gevallen.
Het betreft alleen de aanpassing in de WIA. Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen.

Mag het verzuimsysteem dus niet meer geïntegreerd/gekoppeld zijn aan hr-systeem? Dit is vaak 1 systeem!
Alle gegevens nodig voor de uitoefening van de verzuimverplichtingen mogen worden overgenomen, maar bijv. het salaris is niet relevant waar het gaat om de verzuimbegeleiding. En ook het bsn niet. En ook mogen gezonde werknemers niet in het verzuimsysteem zijn opgenomen oftewel het kan niet hetzelfde HR systeem zijn. Wellicht kan er wel een centrale bron van gegevens beschikbaar zijn waar koppeling mee gelegd worden die alleen voor dat doel noodzakelijk zijn. Maar dit wel heel goed uit laten zoeken en vooral vastleggen waarom is welk gegeven op welk moment voor wie nodig.

Zijn er al ingangsdata bekend mbt herstel wwz? En is er al duidelijkheid mbt overgang keten bij reeds lopende contracten?
Vermoedelijk niet voor 1 januari 2019. Het hele wetgevingsproces moet nog in gang worden gezet met accordering door de Tweede Kamer en de Eerste Kamer. Er wordt wel overgangsrecht verwacht waarbij de eerbiedigende werking van dat moment van afsluiten contract geldt. Maar details zijn pas bekend bij openbaar worden wetsvoorstel oftewel wanneer de regering het wetsvoorstel stuurt naar de Raad van State voor advies.

Is een kleine werkgever bij loondoorbetaling bepaald per jurisische entiteit, maw als een onderneming medewerkers onderbrengt in meerdere bv’s van <25, vallen de bv’s dan onder de kleine ondernemers regeling?
We verwachten dat alles gekoppeld is aan loonheffingsnummer maar e.e.a. zal pas duidelijk zijn bij uitwerking wetsvoorstel.

Even een zijsprongjetje. Wat zijn de financiële gevolgen van een slapend dienstverband. Complimenten voor de uitleg (van een salarisadministrateur)
Het nadeel van een slapend dienstverband is dat de werkgever, zolang de werknemer in dienst is, altijd moet kijken of werknemer weer werkzaamheden kan verrichten. Bij een herstel (ook na 26 weken) is de werkgever verplicht werk aan te bieden dat beschikbaar en passend is. Dan gaat ook opnieuw de loondoorbetalingsperiode lopen. Herstelt de werknemer en is hij weer geschikt voor zijn eigen bedongen arbeid, dan kan de werknemer deze arbeid opeisen. Is dat werk er niet meer is en wil de werkgever op dat moment alsnog arbeidsovereenkomst beëindigen, dan zal de transitievergoeding veel hoger uitvallen. Want de jaren dat de arbeidsovereenkomst slapend wordt gehouden, over die jaren wordt er ook transitievergoeding recht opgebouwd.

Mogen wel alle werknemers aangemeld zijn bij een verzuimverzekering?
Jazeker, dat past bij het doel van de verzekering, alle werknemers waarvoor dekking bestaat.

Je kunt zelf het software pakket van het verzuim in licentie nemen, dit biedt toch meer mogelijkheden tot vastlegging?
De ICT afdeling mag niet de zieke werknemers zien dus ook al neem je iets in licentie, de technisch beheerder moet buiten de organisatie liggen en ook degene die het software pakket kan aanpassen en alles kan inzien.

Moeten oude (2jr) ziekte dossiers worden 'opgeschoond' om te voldoen aan de nieuwe privacy wet?
Je mag de gegevens alleen bewaren zolang nodig, maar een termijn is niet gegeven voor de Autoriteit Persoonsgegevens. Maar langer dan 2 jaar is niet nodig tenzij iemand WGA is geworden en de werkgever nog 10 jaar de re-integratieverplichting houdt.

Hr adviseur is casemanager. Mag deze persoon wel doorvragen?
Ik neem aan medisch doorvragen? Nee, de HR adviseur mag niet medisch doorvragen?
Alleen de casemanager vaak werkzaam bij de arbodienst die onder auspiciën werkt van de bedrijfsarts mag wel doorvragen naar medische redenen. Een HR manager die moet de gegevens over de mogelijkheden eerst van de bedrijfsarts krijgen en op basis van die mogelijkheden mag er vervolgens gewerkt gaan worden aan de interne mogelijkheden binnen het bedrijf.

Moet je bij spoor 1 ook rekening houden met concern bedrijven?
Veelal wel maar zal wel afzonderlijk beoordeeld moeten worden, e.e.a is zeer afhankelijk van de situatie

Is er een gezamenlijke HR? Is er een gezamenlijk arbo en verzuimbeleid etc.
AP;: Wel bevoegdheden, maar ook capaciteit / budget ?!? Ze krijgen extra geld maar in hoeverre ze voldoende capaciteit hebben is de vraag. Los daar van straks met de AVG komen ze onder de Europese Commissie te hangen en hebben veel bevoegdheden.

 

Save The Date!

Op donderdag 29 november 2018 vindt het 23e Jaarcongres Salaris plaats!
Schrijf het alvast in uw agenda!

Vakmedianet gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en af te stemmen op uw vakmatige interesse. Meer informatie over het gebruik van cookies.